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【职工随感】“小”办公室里的“大”学问

    我从公司监察部调入综合办公室已经快两年了,叫我写办公室工作真感觉有点困难。它既不像项目部建造一栋又一栋的大楼,也不像搞经营的中了一个又一个大标。但是呆久了,也会觉得小小“办公室”里也有许多“大学问”。
    刚刚到综合办公室一切都很陌生,时间久了便渐渐从摸着“石头过河”到“看着石头过河”了,一切都熟悉了起来。综合办公室一直以来都是很“杂”的部门,很多都是一些临时琐碎的工作。办公室工作不需要你十分专业的财务知识、也不需要专业工程管理知识,但是你多多少得看懂点财务报表、工程预(结)算表、也得多多少少看得懂点工程类的相关资料。看着看着,慢慢也就“入了门”。
    结合实际,优化用印程序
    再琐碎的事情也要思考创新,这样才可以让自己从凌乱中解脱出来。我主要负责印章管理、文件管理及会议会务等工作。经验日积月累,我发现原有的印章管理制度有很多可以优化的地方,进而达到提高工作效率的效果。
    原先的印章审批是所有资料都先经过办公室登记,并使用公司专门的“用印登记簿”找领导签字。一两个人还可以,但是如果同时用印超过3个人以上就显得很繁琐。项目部办事人员拿着用印登记簿到处跑,很有可能不能及时归还,其他办事人员就得在办公室一直等待用印登记簿的回来,严重耽搁了办事的时间。此外,上面的一些保密信息也很容易泄露。
    现代社会各种新科技出现,让我们的生活变得更加便捷。提高工作效率,也就需要我们不断思考创新。在与部门负责人商量后,决定优化公司印章审批流程,提高用印效率。一是凡是涉及经济责任的用印申请,由项目经理首先审核,改变了以前办事人员直接通过部门审核后拿给领导审核的程序,降低了用印风险。二是对用印申请表填写做出了严格要求。用印申请表模仿公司报销单据进行审批用印,更加细致和高效。三是创新性采用电脑台账。将每一张用印申请录入电脑,做好分类并及时对用印内容查询、统计分析,电子台账与纸质台账相结合,提高用印效率。电子台账与纸质台账结合的管理方式也运用在了文件管理工作中,各种字号的来文能够清晰查阅。结合OA办公系统,让信息化办公更加高效。
    思考创新,微信程序来帮忙
    办公物品采购与领用也是一项比较繁琐的工作。以往入库及发放没有严格规范,清点剩余物品的时候,也只有去库房查看。对这个月入库了多少,上个月剩余了多少没有清晰概念。虽然说每次领用都需要签字,但也不能查看总共领取了多少,现在库房还剩下了多少。且有的登记不规范,到最后哪些人领取了哪些东西并不能切实从纸质文档中反映出来。
    有什么方法能够更加简便的管理办公物品呢?通过网上查询,我发现了一个办公物品线上管理系统。该系统以微信为平台,操作简单并且完全免费。如今人人都在使用微信,领用人通过微信扫码即可进入系统,登记自己需要领用的物品及数量;作为物品管理者,也能够通过系统对已发生的数据生成报表,各种要素一目了然。同时,它还有成本分析、库存统计、领用统计、管理员入库等许多实用的功能,大大提高了办公用品管理的工作效率。
    综合办公室是典型的服务部门,与其他部门相比,可能少了一点专业,多了一些繁琐。但我始终相信任何事物都有规律,掌握了规律,尝试创新才会让它变得有趣、有意义。在今后的工作中,我也会继续留心工作中的细节,不断改进工作方法,真正为大家办好事、服好务。


作者:文/宛军 来源:公司机关 点击数: 更新时间:2018年06月08日
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